Adjoint Administratif au Bloc Opératoire H/F - Centre Hospitalier Verdun Saint Mihiel

Missions générales :
La secrétaire du bloc opératoire contribue au bon fonctionnement du bloc opératoire, en assurant, en priorité, des activités centrées sur le recueil et l'enregistrement des informations essentielles à la coordination du tableau opératoire et au pilotage de l'organisation.

Missions spécifiques :
Accueil bloc opératoire et activités de liaison
- Accueille et oriente les visiteurs à l'entrée du bloc : délégués médicaux, parent accompagnant, agents des services techniques, tout autre collaborateur externe au bloc opératoire
- Réalise l'accueil téléphonique et oriente selon les demandes : interface pharmacie, économat, ou autre demande.
- Collabore avec les secrétariats médicaux
- Communique les ordres de passage des patients de chirurgie ambulatoire au service (avant 13h30) après validation de l'ordonnancement de l'activité opératoire ambulatoire par le régulateur du programme opératoire
- Communique les ordres de passage des patients aux autres secteurs d'hospitalisation et aux brancardiers en cours d'après-midi via l'outil dédié.

Vision du programme opératoire
- Discerne les informations relatives au tableau opératoire sur l'outil informatisé de programmation et alerte si besoin
- Edite le tableau d'occupation hebdomadaire des vacations pour la réunion hebdomadaire de la cellule de programmation (jeudi midi)
- Participe à la réunion hebdomadaire de programmation avec les membres de la cellule, réalise le compte-rendu et le diffuse au bloc opératoire et aux opérateurs par mail après validation de l'encadrement
- Diffuse le tableau opératoire hebdomadaire au : bloc, pharmacie, stérilisation, réanimation - USC, le tableau opératoire hebdomadaire par services d'hospitalisation aux secteurs concernés
- Edite le tableau opératoire quotidien après validation de l'encadrement (ajouts au programme, ordonnancement définitif, répartition des ressources humaines définie par l'encadrement) et affichage - diffusion pour SSPI
- Reçoit les informations du régulateur du programme opératoire pour toute urgence à intégrer au tableau opératoire, et à minima : Nom Prénom, intitulé et horaire de l'intervention pour mise à jour des informations sur Evoluance en vue du codage médical
Enregistrement des données d'activités du bloc opératoire et d'endoscopie
- Recueille et enregistre les données sur l'outil informatique spécifique pour l'élaboration des indicateurs d'activité et d'organisation du bloc opératoire et de
l'anesthésie
- Contrôle leur cohérence et apporte les correctifs nécessaires après concertation avec les acteurs concernés

Contribution au codage des activités médicales
- Enregistre et actualise le passage des patients opérés dans l'outil informatique
Evoluance pour codage médical ultérieur
- Relève la liste des patients non codés mensuellement pour transmission au DIM et aux chirurgiens

Gestion et suivi des commandes d'ancillaires

Activités de secrétariat
- Assure la rédaction des comptes-rendus des réunions de la cellule de programmation et du conseil de bloc
- Transmet les comptes-rendus des réunions de conseil de bloc au président du conseilde bloc et à l'encadrement du bloc pour validation avant diffusion
- Assure l'archivage des fiches d'écologie (document de la stérilisation) et des commandes d'ancillaires, implants et dispositifs médicaux implantables pour transmission à la pharmacie (2X/jour et 3X le vendre
- Assure la transmission quotidienne des commandes à la pharmacie, assure un suivi téléphonique de leur avancement
- Réalise la frappe des courriers internes au bloc opératoire (Conseil de Bloc Opératoire, Cellule de programmation, chef de bloc)
- Réalise l'interface avec le vaguemestre et les équipes du bloc pour la gestion du courrier (2X/jour) et les trames de présence des effectifs
Participe à la formation des secrétaires amenées à la remplacer durant ses absences

Vaccination Hépatite B obligatoire

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Capacité d'écoute
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique