Chargé·e d'Accueil et d'Assistance Administrative Polyvalente H/F - Codecom du Pays D'etain

Premier point de contact des usagers, l'agent.e accueille, oriente et renseigne le public. Il/elle représente l'image de la collectivité et assure un appui administratif polyvalent transversal aux services et à l'équipe exécutive.

ACTIVITES METIER :
1. Accueil et information du public
- Accueil physique, téléphonique et numérique des usagers
- Recevoir, filtrer et orienter vers les services compétents
- Information de 1er niveau pour amener à transmettre ou faire remplir certains documents relatifs à : Assainissement Non Collectif (ANC), Ordures Ménagères (OM), scolaire/périscolaire, la Halle d'Etain
- Gestion du courrier, des colis et des clés (mise à jour de tableau de suivi)

2. Gestion administrative et facturation
- Mises à jour des logiciels e-REOM et ARPEGE
- Suivi ANC et facturation courante OM
- Diffusion d'information via PanneauPocket et site internet

3. Appui à la Direction et aux élus communautaires
- Réponses aux invitations et Assemblées Générales des élus, courrier de remerciement, actualisation de l'adresse électronique des partenaires
- Préparation logistique des réunions
- Continuité du service d'accueil

SAVOIRS FAIRE (compétences) :
- Capacités rédactionnelles (mails, courriers types)
- Gestion des priorités et des interruptions
- Force de proposition dans l'organisation des activités
- Écoute et réactivité face aux demandes
- Remontée d'informations à la hiérarchie (signalements, dysfonctionnements récurrents)

SAVOIRS (connaissances) :
- Connaissance des techniques de secrétariat, et des techniques d'accueil physique et téléphonique
- Connaissance de l'environnement et du territoire local
- Connaissance des procédures administratives et des procédures de service applicables dans le secteur d'activité
- Outils bureautiques (Pack Office, messagerie)
- Notions RGPD appliquées à la gestion des données usagers

SAVOIR ETRE (qualités) :
- Aisance relationnelle, gestion des publics difficiles
- Autonomie, esprit d'initiative, dynamisme
- Discrétion professionnelle et confidentialité

Experience: 24 Mois

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Logiciel de traitement de texte,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Utilisation d'une machine à affranchir,Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil,Fournir des informations générales sur l'entreprise,Garantir un suivi administratif,Gérer l'accueil téléphonique,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir une communication claire et professionnelle,Maintenir un environnement de travail propre et organisé,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Rédiger des messages et des emails professionnels,Relayer de l'information,Utiliser les outils numériques

Langues: Français exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion des données
• RGPD
• Traitement de texte
• Sens du relationnel
• Logiciels bureautiques
• Compréhension de la demande du commanditaire
• Dynamisme
• Autonomie
• Pack Office
• Pro-activité
• Techniques de communication
• Facturation
• Traitement du courrier
• Français
• Permanence téléphonique
• Force de proposition
• Réactivité