Adjoint Administratif au Csapa H/F - Centre Hospitalier Verdun Saint Mihiel

CSAPA Centr'Aid : Centre de Soins d'accompagnement et de Prévention en Addictologie

Missions spécifiques exigences du poste :
- Accueil téléphonique avec prises de rendez-vous,
- Effectuer le suivi, le classement et l'archivage des dossiers médicaux,
- Saisir les actes de chaque professionnel de santé du CSAPA Centr'Aid,
- Accueillir et orienter les patients, les familles, les demandes des professionnels et partenaires du social et médico-social,
- Gérer l'agenda de l'équipe,
- Frappe des courriers médicaux,
- Gestion spécifique des appels du numéro vert de 9h à 17h sans interruption (orientation vers personnel adéquat).

Activités principales :
Accueil
- Physique : orientation et information des patients, professionnels, partenaires et prises de rendez-vous,
- Téléphonique : orientation et information des appelants, transfert des appels vers les différents
professionnels du CSAPA Centr'Aid ou prise de messages, prise de rendez-vous.

Secrétariat journalier
- Relever les messages du répondeur,
- Prise de rendez-vous avec suivi des plannings de chaque membre de l'équipe et marquage des rendez-vous sur tableau au sein du service de manière anonyme,
- Récupérer, chaque jour au standard, le courrier arrivé par la navette, le trier et le dispatcher,
- Déposer le courrier du service au standard,
- Saisir les actes de l'équipe, y compris les actes du médecin, en différenciant les civils, des détenus,
- Vérifier la mise à jour des dossiers de prise en charge des patients,
- Préparer les dossiers du médecin pour la consultation et s'assurer que les feuilles de traitement et de consultations soient pré-remplies,
- Saisir les courriers médicaux, établir des attestations pour les patients,
- Traiter le courrier administratif du médecin,
- Suivre et classer les dossiers patients,
- Créer un dossier pour tout nouveau patient et l'enregistrer dans la file active,
- Demander par mail des dossiers archivés à Verdun, les mettre à jour et les enregistrer dans la file active,
- Suivi des prélèvements urinaires : vérifier l'étiquetage anonymisé, déposer les prélèvements pour enlèvement par la navette ; au retour des résultats, rechercher le nom du patient, faire signer le médecin et classer le document dans le dossier patient,
- Préparation ou mise à jour de documents relatifs au CSAPA, gestion et commande des documents et du
matériel, en lien avec l'IDE coordinatrice,
- Archiver les dossiers patients d'une année sur l'autre, les lister, les mettre en carton et les renvoyer aux
archives à Verdun,
- Collecter les informations et rédiger le rapport annuel d'activité pour l'ARS, la Direction et le Médecin du service, gérer l'enquête OPPIDUM,
- Chaque année, créer une nouvelle file active à l'aide du « Recueil d'Informations » mis à jour par les infirmiers et la tenir à jour.
- Astreintes standard du CH Saint-Mihiel de 12 h à 13 h 30 suivant planning.
- Gestion des locations des studios de l'établissement.

Vaccination Hépatite B obligatoire

Experience: 6 Mois - sur un poste similaire

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités hospitalières

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Réalisation d'enquêtes marketing
• Gestion des rendez-vous
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique