Assistant Administratif Chargé d'Accueil H/F - Ctre Social Culturel Espace Kergomard

Le centre social et culturel Kergomard est une association implantée au sein du quartier des Planchettes, dont les valeurs sont la solidarité, l'inclusion et la participation citoyenne. Le centre est un lieu de rencontres et de dialogue intergénérationnels, qui favorise la mixité sociale et l'engagement communautaire. Il soutient les projets collectifs et individuels des habitants pour promouvoir la cohésion sociale et répondre aux besoins identifiés sur le territoire.
Sous la responsabilité du directeur du Centre Social et Culturel Kergomard vous serez chargé(e) de l'accueil et de l'assistance administrative à temps plein. Le poste est partagé entre des missions administratives et financières (0.5 ETP) et des missions d'accueil (0.5 ETP).Vous jouerez un rôle clé en assurant un accueil inconditionnel de tous les publics, du tout-petit qui fréquente la crèche Les papillons, à ses parents qui participent à un atelier parent-enfant, aux enfants et jeunes qui fréquentent les accueils de loisirs, aux adultes et seniors qui viennent en activité, autant qu'aux partenaires qui utilisent les locaux, habitants qui cherchent un renseignement, etcAfin de valoriser les actions du centre auprès des habitants pour toucher tous les publics, vous participerez activement à la communication externe.Au niveau administratif, vous serez garant du suivi rigoureux des inscriptions, pointages et facturations et serez responsable de la réception des paiements et de la transmission des données au cabinet comptable.Au quotidien, vous suivrez, en collaboration avec la direction, les parcours des salarié.e.s (dossier salarié, DPAE, contrat, demande de formation, congés, etc.).Vous participerez à l'animation de la vie sociale, en collaboration avec ses collègues en facilitant la transversalité et la diffusion des informations, et en participant aux projets du centre.Missions Principales :Missions administratives et financières :- Gestion du courrier et des mails.- Paramétrage des activités dans le logiciel Inoé.- Gestion des inscriptions aux différentes activités du centre et des facturations.- Gestion des plannings des salles- Suivi des paiements et des données comptables.- Collaboration avec la direction pour la gestion des ressources humaines et des dépenses.Missions d'accueil des publics :- Accueil, information et orientation des publics.- Animation et gestion de l'espace d'accueil.- Recueil des besoins des habitants et développement des partenariats.- Participation au groupe de pairs animé par la fédération des centres sociaux de la Meuse.Communication :- Élaboration et diffusion des supports de communication.- Participation au groupe de travail « coordination / communication ».Savoir-Faire :- Suivi des inscriptions et facturation.- Rédaction de rapports et comptes rendus.- Gestion des documents administratifs et financiers.- Gestion administrative et comptable.- Gestion de la communication interne et externe.- Connaissance des publics et des partenaires : Expertise des besoins spécifiques des publics fréquentant les centres sociaux.- Analyse des situations des usagers et orientation vers les partenaires appropriés.Savoir-Être :- Sens des responsabilités.- Travail en équipe.- Rigueur et organisation.- Esprit d'initiative.Particularités du Poste :Travail en journée avec possibilité de réunions ou événements en soirée ou le week-end.Déplacements possibles pour rencontrer des partenaires ou suivre des projets.Qualification :Tout diplôme administratif (titre professionnel employé administratif et d'accueil, BTS assistant comptable, assistant de gestion, etc.).

Experience: Débutant acceptéCompétences: Gestion des emails,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Techniques de prise de notes,Accueillir, orienter, renseigner un public,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer des réclamations et litiges,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Mettre à jour un dossier, une base de données,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Veiller au respect des échéances administrativesQualification: Employé non qualifiéSecteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaireListe des qualités professionnelles:Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

• Gestion de l'emploi du temps
• SGBD
• Reporting
• Travail en équipe
• Gestion des ressources humaines
• Développement de partenariat
• Autonomie
• Compte-rendu
• Pro-activité
• Facturation
• Traitement du courrier
• Prise de note